Aspek-Aspek dalam Komunikasi Audit
KONSEP DASAR
KOMUNIKASI AUDIT
Komunikasi adalah bagian integral dalam audit. Mulai dari
perencanaan penugasan, pelaksanaan pengujian, hingga pemantauan tindak lanjut,
semuanya memerlukan keterampilan berkomunikasi untuk menghasilkan yang terbaik.
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pemahaman
melalui penggunaan simbol-simbol biasa atau umum. Sedangkan audit
merupakan proses pengujian atau evaluasi secara sistemik, terencana, teratur,
dan metodologis, objektif berdasarkan bukti, menggunakan kriteria baku yang sudah
ditetapkan sebelumnya dan audit dilengkapi dengan pengkomunikasian
hasil-hasilnya kepada semua pihak yang berkepentingan.
Jadi
audit komunikasi adalah suatu bentuk evaluasi menyeluruh terhadap proses
komunikasi suatu lembaga atau perorangan yang biasanya dilakukan untuk mengukur
efektivitas suatu kegiatan atau program komunikasi.
Proses
komunikasi merupakan tahap-tahap antara komunikator dengan komunikan yang
menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna. Menurut Stephen P. Robbins proses komunikasi meliputi 7 (tujuh) bagian,
yakni:
1.
Sumber komunikasi;
2.
Pengkodean;
3.
Pesan;
4.
Saluran;
5.
Pendekodean;
6.
Penerima;
7. Umpan balik.
(Sumber
: http://blog.isi-dps.ac.id/pagehwibawa/files/2010/02/game-2.jpg)
Sumber
komunikasi atau komunikator mengawali proses komunikasi dengan pesan
yang dikemas dengan pengkodean tertentu berupa simbol-simbol. Pesan adalah
sesuatu yang dikomunikasikan. Semuanya itu disampaikan dengan kemasan kode tertentu.
Pengemasan suatu pesan melalui proses encoding memberikan kontribusi
yang berarti atas keberhasilan suatu komunikasi. Encoding adalah
proses untuk memilih simbol-simbol yang digunakan untuk membentuk pesan.
Simbol-simbol ini bisa berbentuk verbal dan non verbal. Kemudian
pesan tersebut disampaikan melalui berbagai saluran yang disebut media
penyaluran pesan. Penyaluran pesan secara umum dapat dibagi menjadi saluran
tatap muka dan melalui media. Saluran tatap muka terjadi saat komunikator
dengan komunikan dapat bertemu langsung dan bertatap muka tanpa media
perantara. Sedangkan contoh komunikasi melalui media adalah surat, dokumen,
telepon, dan email. Pertemuan jarak jauh menggunakan real-time video atau
dikenal dengan teleconference, dapat digolongkan sebagai saluran melalui
media.
Sebelum
pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan simbol-simbol yang
diterima ke dalam suatu ragam yang dapat dipahami oleh komunikan. Inilah yang
disebut sebagai decoding pesan. Sebagaimana saat encoding,
tahap decoding juga dipengaruhi oleh keterampilan, sikap, pengetahuan
dan sistem sosial budaya. Tahapan terakhir dari proses komunikasi adalah umpan
balik. Tahap ini merupakan pengecekan atas keberhasilan pentransferan pesan
dimaksud. Tahapan ini sangat penting dalam kegiatan organisasi termasuk
kegiatan pelaksanaan audit. Peran monitoring dan review pelaksanaan audit oleh
Ketua Tim atau Pengendali Teknis merupakan salah satu media umpan balik atas
penugasan audit.
ASPEK-ASPEK DALAM KOMUNIKASI AUDIT
Untuk
dapat melakukan audit komunikasi secara efektif, kita harus memahami
aspek-aspek dari komunikasi audit itu sendiri. Yakni, who says (komunikator),
what (pesan), in what channel (media), to whom (komunikan).
a. Komunikator.
Komunikator adalah
pengirim pesan. Kemampuan dalam berkomunikasi bukan hanya dilihat dari
kemampuannya dalam menyampaikan pesan, tapi juga dari karakteristik komunikator
itu sendiri (Jalaludin Rahmat, 1993:
289). He doesn't communicate with what he says, he communicate what he is.
Aspek karakteristik
yang perlu diperhatikan oleh seorang komunikator dalam berkomunikasi :
1. Mengenal diri sendiri (membangun konsep diri yang positif)
Mengenal diri sendiri bisa dilihat dari kacamata Joseph Luft & Haringthon Ingham
(Konsep Johari Window).
“Sebuah kaca jendela terdiri atas 4 bagian, yakni wilayah terbuka (open area),
wilayah buta (Blind Area), wilayah tersembunyi (Hidden Area), Wilayah tak
dikenal (Unknown area)”.
-
Wilayah Terbuka
Kita mengenal diri kita
dalam hal kepribadian, kelebihan dan kekurangan.
-
Wilayah Buta
Pada wilayah ini orang
tidak mengetahui kekurangan yang dimilikinya, tetapi sebaliknya kekurangan itu
justru diketahui orang lain. Untuk
mengurangi melebarnya wilayah ini maka kita hendaklah bercermin pada nilai,
norma dan hukum yg dikuti oleh orang lain.
-
Wilayah Tersembunyi
kemampuan yang dimiliki tersembunyi,
sehingga tidak diketahui oleh orang lain.
1.
Over Disclose:
sikap terlalu banyak mengungkapkan sesuatu, sehingga hal-hal yang
seharusnya disembunyikan juga diutarakan.
2.
Under Close
sikap terlalu banyak
menyembunyikan sesuatu yang seharusnya diutarakan.
-
Wilayah Tak Dikenal
wilayah yang paling
kritis dalam komunikasi. Kita tidak mengenal diri sendiri, dan orang lain tidak
mengenal kita.
“Jadi, jika seseorang ingin sukses dalam berkomunikasi maka
seseorang tersebut harus memperluas wilayah terbuka dan memperkecil tiga
wilayah lainnya.”
2. Kredibelitas
: seperangkat persepsi tentang kelebihan-kelebihan yang dimiliki
sumber sehingga diterima atau diikuti oleh khalayak (penerima)
3 Bentuk Kredibilitas :
1.
Initial Credibility
kredibilitas yang
diperoleh komunikator sebelum proses komunikasi berlangsung.
2.
Derived Credibility
kredibiltas yang
diperoleh komunikator pada saat komunikasi berlangsung.
3.
Terminal Credibility
kredibilitas yang
diperoleh komunikator setelah pendengar atau pembaca mengikuti ulasannya.
3. Daya Tarik (Attaractivennes)
Salah satu faktor yang harus dimiliki oleh seorang komunikator
selain kredibilitas. Daya tarik sangat besar dalam mempengaruhi komunikasi.
Ada tiga tolok ukur pada
aspek daya tarik, yaitu similarity (kesamaan), familiarity (keakraban)
dan proximity (kesukaan). Selain itu, ada juga faktor physical
attractiveness (daya tarik fisik).
4. Melepaskan ketegangan dan
kecemasan
Ketegangan dan kecemasan bisa dikurangi jika kita mempunyai kendali atas situasi. Karenanya, kita bisa mengurangi kecemasan dengan persiapan yang baik. Kita perlu
tahu suasana yang akan
terjadi, siapa komunikan kita, kemudian kita rencanakan tindakan-tindakan kita,
dan rencanakan kapan perlu melanjutkan atau menghentikan komunikasi. Setelah
persiapan maksimal kita lakukan, kecemasan bisa
dikurangi dengan menghadirkan suasana hati yang gembira. Jika suasana
hati kita gembira, maka ketegangan dan kecemasan dapat dikurangi. Komunikasi
akan efektif jika emosi kita sedang tenang dan positif. Emosi tetap penting meskipun komunikasi dilaksanakan
secara tertulis, karena pilihan kata dan struktur
kalimat dapat terpengaruh oleh emosi.
5. Mengekspresikan Diri secara Efektif
Komunikator yang baik adalah komunikator yang mampu mengekspresikan
diri secara efektif. Ekspresi diri adalah cara mengungkapkan suasana hati,
emosi, dan pikiran ke dalam kata-kata, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan
penampilan. Jadi ekspresi diri itu dikatakan efektif, jika kata-kata, bahasa
tubuh, ekspresi wajah, dan penampilan kita dapat mengungkapkan apa yang menjadi
suasana hati, emosi, dan pikiran kita. Ekspresi diri yang positif tidak lain
adalah perilaku yang tulus, jujur, terbuka, dan spontan.
Dalam konteks audit
komunikasi, komunikatornya (dominan) adalah tim auditor. Komunikasi dalam
pelaksanaan audit terjadi dalam 3 tahap : Pra Audit, Audit dalam Pelaksanaan,
dan setelah audit (diperoleh kesimpulan dan rekomendasi).
Pada tahap Pra Audit,
para komunikator (tim auditor) berkomunikasi/melakukan komunikasi internal tim
terlebih dahulu untuk merencanakan segala sesuatu yang berkenaan dengan
kegiatan audit yang akan dilaksanakan. Di sini, ada kalanya tim auditor berposisi
menjadi komunikan dari pengendali teknis, di mana pengendali teknis memberikan
arahan tentang bagaimana melakukan audit yang baik, cara menjalin hubungan yang
sehat dan harmonis dengan pihak auditan dan pihak ketiga yang relevan,
memberikan motivasi agar tim auditor bisa bekerja maksimal dan kompak, serta
menyamakan persepsi antara pengendali teknis dengan tim auditor tentang tujuan,
ruang lingkup, dan metodologi audit yang dilakukan. Keberhasilan komunikasi
internal dalam satu tim audit sangat menunjang kelancaran pelaksanaan audit
sehingga kegiatan audit dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat kualitas.
Untuk mencapai keberhasilan tersebut, masing-masing auditor dalam tim audit
perlu memerhatikan aturan perilaku antar auditor, seperti :
1.
Penggalangan kerja sama yang
sehat
2.
Memiliki rasa kebersamaan dan
rasa kekeluargaan
Setelah tahap Pra Audit
selesai, maka masuklah pada tahap pelaksanaan audit. Pada tahap ini, tim
auditor yang posisinya menjadi komunikator dari pihak auditan, akan
mengidentifikasi permasalahan yang dijumpai dalam audit. Di sinilah, komunikasi
antara komunikator (tim auditor) dengan komunikan (auditan) terjadi dan tidak
bisa diabaikan, karena keberhasilan pelaksanaan audit memerlukan dukungan dan
kerja sama dari auditan. Pengumpulan informasi terhambat jika auditan bersikap
tertutup dan tidak mau bekerja sama.
Agar terwujud komunikasi
yang baik dengan komunikan (auditan), setiap komunikator (auditor) perlu
memerhatikan aturan perilaku komunikator (auditor) dalam interaksi dengan pihak
auditan yang meliputi :
1.
Menjaga penampilan sesuai
dengan tugasnya sebagai auditor.
2.
Menjalin interaksi yang sehat
dengan auditan.
3.
Menciptakan iklim kerja yang
sehat dengan auditan.
4.
Menggalang kerja sama yang
sehat dengan auditan.
Selain itu, agar tercipta
saling pengertian dan menciptakan interaksi yang membuat satu pihak memahami
sudut pandang pihak lainnya, maka komunikator (auditor) harus memperlihatkan :
1.
Ketertarikan terhadap sudut
pandang komunikan
2.
Sikap sabar untuk tidak
memotong pembicaraan
3.
Sikap tenang, meskipun
menangkap ungkapan emosi yang kuat
4.
Bersikap bebas prasangka, atau
tidak evaluative, kecuali jika sangat diperlukan
5.
Sikap awas pada isyarat
permintaan pilihan atau saran
6.
Sikap penuh pengertian
Setelah permasalahan
diidentifikasi serta diperoleh bukti audit yang cukup, kompeten, dan relevan
sebagai dasar untuk menyusun kesimpulan dan rekomendasi, maka para komunikator
(tim auditor) melaksanakan komunikasi internal tim kembali untuk mencapai kata
sepakat mengenai seluruh temuan audit final. Lalu setelah kesimpulan dan
rekomendasi disepakati oleh para komunikator (auditor), maka para komunikator
kembali berkomunikasi dengan komunikan (auditan) untuk mendapatkan tanggapan
dan persetujuan final dari pihak auditan atas seluruh temuan dan rekomendasi
audit yang diperoleh yang nantinya akan dimuat di dalam laporan hasil audit
serta meyakinkan bahwa auditan benar-benar telah melakukan tindak lanjut
rekomendasi audit secara tepat waktu sesuai dengan kesanggupan dari auditan.
Komunikator (auditor) itu ada 2 jenis :
a. Auditor eksternal
merupakan pihak luar yang bukan merupakan karyawan perusahaan,
berkedudukan independen dan tidak memihak baik terhadap auditannya maupun
terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dengan auditannya. Auditor eksternal
dapat melakukan setiap jenis audit.
b. Auditor internal
merupakan pegawai dari perusahaan yang diaudit. Auditor ini melibatkan
diri dalam suatu kegiatan penilaian independen dalam lingkungan perusahaan
sebagai suatu bentuk jasa bagi perusahaan.
b. Pesan
Setelah komunikator,
aspek selanjutnya adalah pesan. Jalaluddin Rakhmat (1993: 268) menyatakan bahwa
keberhasilan komunikasi sebagian ditentukan oleh kekuatan pesan. Agar
setidaknya, pesan yang disampaikan diperhatikan, maka kita harus membuat pesan
itu sedemikian rupa sehingga pesan tersebut sesuai dengan kebutuhan komunikan. Unsur
pesan meliputi semua materi atau isi yang dikomunikasikan antara pihak-pihak
yang terlibat dalam proses komunikasi, baik yang disampaikan secara verbal
maupun non verbal., baik secara langsung maupun tidak langsung (melalui media
massa misalnya)
Pesan dapat berupa:
· pesan verbal, misalnya: bahasa/kata-kata
lisan atau tertulis
· pesan non verbal, misalnya: isyarat, gambar,
warna
· pesan paralinguistik, misalnya: kualitas
suara, tekanan suara(tinggi rendah nada bicara), kecepatan suara,vokalisasi.
Selain itu kita
harus juga memerhatikan ciri lain pesan yang memiliki kecenderungan untuk
mendapatkan perhatian seperti; unik, aneh, tampil beda, baru, dinamis, dan
kontinyu yang bila diformulasikan dalam suatu bentuk pesan akan menarik
perhatian komunikan.
Kemudian, setelah
mendapatkan Attention, langkah selanjutnya adalah menimbulkan interest terhadap
pesan yang akan dikemukakan. Seperti yang telah dibahas tadi, untuk menimbulkan
interest kita harus mengkonsep pesan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan
kebutuhan komunikan (need oriented). Setelah itu, kita juga harus
mempertimbangkan faktor desire. Desire di sini berarti keinginan untuk
memiliki. Dan juga berarti kita harus memberikan solving problem bagi komunikan
untuk dapat menjangkau pesan yang disampaikan. Hal ini juga berarti dalam
pemilihan penggunaan media. Setelah ada desire to have, tahapan
selanjutnya adalah decision dan action dari komunikan.
Dalam konteks audit
komunikasi, pesan itu dibuat seefektif dan sepersuasif mungkin agar pesan itu
sampai dan dapat dipahami oleh komunikan serta tentunya dapat membujuk pihak
komunikan (auditan) agar membantu kelancaran audit hingga mendorong auditan
untuk melaksanakan rekomendasi audit.
c. Media
Unsur saluran
merupakan sarana tempat pesan yang disampaikan sehingga bisa diterima dan
dimaknai oleh komunikan. Penyaluran pesan secara umum dapat dibagi menjadi
saluran tatap muka dan melalui media. Saluran tatap muka terjadi saat
komunikator dengan komunikan dapat bertemu langsung dan bertatap muka tanpa
media perantara. Sedangkan contoh komunikasi melalui media adalah surat,
dokumen, telepon, dan email. Pertemuan jarak jauh menggunakan real-time
video atau dikenal dengan teleconference, dapat digolongkan sebagai
saluran melalui media.
d. Komunikan
Komunikan atau to
whom adalah sasaran dari pesan yang kita sampaikan. Meskipun dalam komunikasi
sehari-hari terjadi ketidakjelasan peran antara komunikan dan komunikator,
konsep komunikan dan komunikator tetap digunakan untuk mempermudah penjelasan.
Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita harus mengenal komunikan. Know
your audience!! Mengenal di sini berarti juga memahami audience emotionally
dan intelegentally.
Dengan mempelajari target
komunikasi, kita akan mengetahui apa-apa yang akan disampaikan. Meski begitu,
penting juga untuk mengetahui apa-apa yang tidak boleh dikomunikasikan. Sebab
bila kita secara sengaja atau tidak, menyampaikan sesuatu yang tabu bagi
khalayak tertentu maka proses kita akan stuck atau mengalami kemacetan. Lebih
jauh tentang pemahaman terhadap komunikan, kita juga harus menyelami
<[[iframe]] of reference dan field of experience dari komunikan. Sebisa
mungkin kita harus memperlebar open area kita terhadap audience, atau dengan
kata lain semakin luas irisan reference dan experience komunikator terhadap
komunikan, maka komunikasi yang ada akan semakin efektif dan efisien.
Dalam berhubungan dengan audiens,
harus juga diperhatikan tentang etika. Seperti yang dibahas pada emphatetic
communication (komunikasi empatik). Respek, empati dan humble juga harus
benar-benar diperhatikan untuk dapat membangun relationship dengan komunikan.
Yang paling penting di sini adalah, empati. Empati adalah kemampuan kita untuk
menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain.
Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita
untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau
dimengerti oleh orang lain.
Dalam konteks proses audit
komunikasi, yang menjadi komunikan dari tim auditor adalah auditan serta pihak
lain yang terkait, yaitu instansi teknis, pihak ketiga yang ada hubungan kerja
dengan auditan, narasumber/pakar, dan instansi penyidik (kejaksaan/kepolisian).
DAFTAR PUSTAKA
http://komunikasi-indonesia.org/2010/12/audit-komunikasi/
http://www.csj.org/infoserv_help_docs/whysymbolsinlists.htm
http://itjen.kemenag.go.id/web/berita/255-komunikasi-audit.html
Komentar
Posting Komentar