Laman

Senin, 19 November 2012

Aspek-Aspek dalam Komunikasi Audit


      KONSEP DASAR KOMUNIKASI AUDIT

      Komunikasi adalah bagian integral dalam audit. Mulai dari perencanaan penugasan, pelaksanaan pengujian, hingga pemantauan tindak lanjut, semuanya memerlukan keterampilan berkomunikasi untuk menghasilkan yang terbaik. Komunikasi dapat didefinisikan sebagai transmisi informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol biasa atau umum. Sedangkan audit merupakan proses pengujian atau evaluasi secara sistemik, terencana, teratur, dan metodologis, objektif berdasarkan bukti, menggunakan kriteria baku yang sudah ditetapkan sebelumnya dan audit dilengkapi dengan pengkomunikasian hasil-hasilnya kepada semua pihak yang berkepentingan.
      Jadi audit komunikasi adalah suatu bentuk evaluasi menyeluruh terhadap proses komunikasi suatu lembaga atau perorangan yang biasanya dilakukan untuk mengukur efektivitas suatu kegiatan atau program komunikasi.
      Proses komunikasi merupakan tahap-tahap antara komunikator dengan komunikan yang menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna. Menurut Stephen P. Robbins proses komunikasi meliputi 7 (tujuh) bagian, yakni:
1. Sumber komunikasi;
2. Pengkodean;
3. Pesan;
4. Saluran;
5. Pendekodean;
6. Penerima;
7. Umpan balik.

(Sumber : http://blog.isi-dps.ac.id/pagehwibawa/files/2010/02/game-2.jpg)

Sumber komunikasi atau komunikator mengawali proses komunikasi dengan pesan yang dikemas dengan pengkodean tertentu berupa simbol-simbol. Pesan adalah sesuatu yang dikomunikasikan. Semuanya itu disampaikan dengan kemasan kode tertentu. Pengemasan suatu pesan melalui proses encoding memberikan kontribusi yang berarti atas keberhasilan suatu komunikasi. Encoding adalah proses untuk memilih simbol-simbol yang digunakan untuk membentuk pesan. Simbol-simbol ini bisa berbentuk verbal dan non verbal. Kemudian pesan tersebut disampaikan melalui berbagai saluran yang disebut media penyaluran pesan. Penyaluran pesan secara umum dapat dibagi menjadi saluran tatap muka dan melalui media. Saluran tatap muka terjadi saat komunikator dengan komunikan dapat bertemu langsung dan bertatap muka tanpa media perantara. Sedangkan contoh komunikasi melalui media adalah surat, dokumen, telepon, dan email. Pertemuan jarak jauh menggunakan real-time video atau dikenal dengan teleconference, dapat digolongkan sebagai saluran melalui media.
Sebelum pesan diterima, komunikan harus menerjemahkan simbol-simbol yang diterima ke dalam suatu ragam yang dapat dipahami oleh komunikan. Inilah yang disebut sebagai decoding pesan. Sebagaimana saat encoding, tahap decoding juga dipengaruhi oleh keterampilan, sikap, pengetahuan dan sistem sosial budaya. Tahapan terakhir dari proses komunikasi adalah umpan balik. Tahap ini merupakan pengecekan atas keberhasilan pentransferan pesan dimaksud. Tahapan ini sangat penting dalam kegiatan organisasi termasuk kegiatan pelaksanaan audit. Peran monitoring dan review pelaksanaan audit oleh Ketua Tim atau Pengendali Teknis merupakan salah satu media umpan balik atas penugasan audit.

ASPEK-ASPEK DALAM KOMUNIKASI AUDIT

      Untuk dapat melakukan audit komunikasi secara efektif, kita harus memahami aspek-aspek dari komunikasi audit itu sendiri. Yakni, who says (komunikator), what (pesan), in what channel (media), to whom (komunikan).
a.      Komunikator.
Komunikator adalah pengirim pesan. Kemampuan dalam berkomunikasi bukan hanya dilihat dari kemampuannya dalam menyampaikan pesan, tapi juga dari karakteristik komunikator itu sendiri (Jalaludin Rahmat, 1993: 289). He doesn't communicate with what he says, he communicate what he is.
Aspek karakteristik yang perlu diperhatikan oleh seorang komunikator dalam berkomunikasi :
1.      Mengenal diri sendiri (membangun konsep diri yang positif)
Mengenal diri sendiri bisa dilihat dari kacamata  Joseph Luft & Haringthon Ingham
 (Konsep Johari Window). “Sebuah kaca jendela terdiri atas 4 bagian, yakni wilayah terbuka (open area), wilayah buta (Blind Area), wilayah tersembunyi (Hidden Area), Wilayah tak dikenal (Unknown area)”.
-          Wilayah Terbuka
      Kita mengenal diri kita dalam hal kepribadian, kelebihan dan kekurangan.
-          Wilayah Buta
      Pada wilayah ini orang tidak mengetahui kekurangan yang dimilikinya, tetapi sebaliknya kekurangan itu justru diketahui orang lain.  Untuk mengurangi melebarnya wilayah ini maka kita hendaklah bercermin pada nilai, norma dan hukum yg dikuti oleh orang lain.
-          Wilayah Tersembunyi
      kemampuan yang dimiliki tersembunyi, sehingga tidak diketahui oleh orang lain.
1.      Over Disclose:
sikap terlalu banyak mengungkapkan sesuatu, sehingga hal-hal yang seharusnya disembunyikan juga diutarakan.
2.      Under Close
      sikap terlalu banyak menyembunyikan sesuatu yang seharusnya diutarakan.
-          Wilayah Tak Dikenal
      wilayah yang paling kritis dalam komunikasi. Kita tidak mengenal diri sendiri, dan orang lain tidak mengenal kita.
“Jadi, jika seseorang ingin sukses dalam berkomunikasi maka seseorang tersebut harus memperluas wilayah terbuka dan memperkecil tiga wilayah lainnya.”
2.      Kredibelitas
: seperangkat persepsi tentang kelebihan-kelebihan yang dimiliki sumber sehingga diterima atau diikuti oleh khalayak (penerima) 
3 Bentuk Kredibilitas :
1.      Initial Credibility
      kredibilitas yang diperoleh komunikator sebelum proses komunikasi berlangsung.
2.      Derived Credibility
      kredibiltas yang diperoleh komunikator pada saat komunikasi berlangsung.
3.      Terminal Credibility
      kredibilitas yang diperoleh komunikator setelah pendengar atau pembaca mengikuti ulasannya.
3.      Daya Tarik (Attaractivennes)
Salah satu faktor yang harus dimiliki oleh seorang komunikator selain kredibilitas. Daya tarik sangat besar dalam mempengaruhi komunikasi.
      Ada tiga tolok ukur pada aspek daya tarik, yaitu similarity (kesamaan), familiarity (keakraban) dan proximity (kesukaan). Selain itu, ada juga faktor physical attractiveness (daya tarik fisik).
4.      Melepaskan ketegangan dan kecemasan
Ketegangan dan kecemasan bisa dikurangi jika kita mempunyai kendali atas situasi. Karenanya, kita bisa mengurangi kecemasan dengan persiapan yang baik. Kita perlu tahu suasana yang akan terjadi, siapa komunikan kita, kemudian kita rencanakan tindakan-tindakan kita, dan rencanakan kapan perlu melanjutkan atau menghentikan komunikasi. Setelah persiapan maksimal kita lakukan, kecemasan bisa dikurangi dengan menghadirkan suasana hati yang gembira. Jika suasana hati kita gembira, maka ketegangan dan kecemasan dapat dikurangi. Komunikasi akan efektif jika emosi kita sedang tenang dan positif. Emosi tetap penting meskipun komunikasi dilaksanakan secara tertulis, karena pilihan kata dan struktur kalimat dapat terpengaruh oleh emosi.
5.      Mengekspresikan Diri secara Efektif
Komunikator yang baik adalah komunikator yang mampu mengekspresikan diri secara efektif. Ekspresi diri adalah cara mengungkapkan suasana hati, emosi, dan pikiran ke dalam kata-kata, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan penampilan. Jadi ekspresi diri itu dikatakan efektif, jika kata-kata, bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan penampilan kita dapat mengungkapkan apa yang menjadi suasana hati, emosi, dan pikiran kita. Ekspresi diri yang positif tidak lain adalah perilaku yang tulus, jujur, terbuka, dan spontan.

      Dalam konteks audit komunikasi, komunikatornya (dominan) adalah tim auditor. Komunikasi dalam pelaksanaan audit terjadi dalam 3 tahap : Pra Audit, Audit dalam Pelaksanaan, dan setelah audit (diperoleh kesimpulan dan rekomendasi).
      Pada tahap Pra Audit, para komunikator (tim auditor) berkomunikasi/melakukan komunikasi internal tim terlebih dahulu untuk merencanakan segala sesuatu yang berkenaan dengan kegiatan audit yang akan dilaksanakan.  Di sini, ada kalanya tim auditor berposisi menjadi komunikan dari pengendali teknis, di mana pengendali teknis memberikan arahan tentang bagaimana melakukan audit yang baik, cara menjalin hubungan yang sehat dan harmonis dengan pihak auditan dan pihak ketiga yang relevan, memberikan motivasi agar tim auditor bisa bekerja maksimal dan kompak, serta menyamakan persepsi antara pengendali teknis dengan tim auditor tentang tujuan, ruang lingkup, dan metodologi audit yang dilakukan. Keberhasilan komunikasi internal dalam satu tim audit sangat menunjang kelancaran pelaksanaan audit sehingga kegiatan audit dapat diselesaikan tepat waktu dan tepat kualitas. Untuk mencapai keberhasilan tersebut, masing-masing auditor dalam tim audit perlu memerhatikan aturan perilaku antar auditor, seperti :
1.      Penggalangan kerja sama yang sehat
2.      Memiliki rasa kebersamaan dan rasa kekeluargaan

      Setelah tahap Pra Audit selesai, maka masuklah pada tahap pelaksanaan audit. Pada tahap ini, tim auditor yang posisinya menjadi komunikator dari pihak auditan, akan mengidentifikasi permasalahan yang dijumpai dalam audit. Di sinilah, komunikasi antara komunikator (tim auditor) dengan komunikan (auditan) terjadi dan tidak bisa diabaikan, karena keberhasilan pelaksanaan audit memerlukan dukungan dan kerja sama dari auditan. Pengumpulan informasi terhambat jika auditan bersikap tertutup dan tidak mau bekerja sama.
      Agar terwujud komunikasi yang baik dengan komunikan (auditan), setiap komunikator (auditor) perlu memerhatikan aturan perilaku komunikator (auditor) dalam interaksi dengan pihak auditan yang meliputi :
1.      Menjaga penampilan sesuai dengan tugasnya sebagai auditor.
2.      Menjalin interaksi yang sehat dengan auditan.
3.      Menciptakan iklim kerja yang sehat dengan auditan.
4.      Menggalang kerja sama yang sehat dengan auditan.
      Selain itu, agar tercipta saling pengertian dan menciptakan interaksi yang membuat satu pihak memahami sudut pandang pihak lainnya, maka komunikator (auditor) harus memperlihatkan :
1.      Ketertarikan terhadap sudut pandang komunikan
2.      Sikap sabar untuk tidak memotong pembicaraan
3.      Sikap tenang, meskipun menangkap ungkapan emosi yang kuat
4.      Bersikap bebas prasangka, atau tidak evaluative, kecuali jika sangat diperlukan
5.      Sikap awas pada isyarat permintaan pilihan atau saran
6.      Sikap penuh pengertian

      Setelah permasalahan diidentifikasi serta diperoleh bukti audit yang cukup, kompeten, dan relevan sebagai dasar untuk menyusun kesimpulan dan rekomendasi, maka para komunikator (tim auditor) melaksanakan komunikasi internal tim kembali untuk mencapai kata sepakat mengenai seluruh temuan audit final. Lalu setelah kesimpulan dan rekomendasi disepakati oleh para komunikator (auditor), maka para komunikator kembali berkomunikasi dengan komunikan (auditan) untuk mendapatkan tanggapan dan persetujuan final dari pihak auditan atas seluruh temuan dan rekomendasi audit yang diperoleh yang nantinya akan dimuat di dalam laporan hasil audit serta meyakinkan bahwa auditan benar-benar telah melakukan tindak lanjut rekomendasi audit secara tepat waktu sesuai dengan kesanggupan dari auditan.
Komunikator (auditor) itu ada 2 jenis :
a. Auditor eksternal
merupakan pihak luar yang bukan merupakan karyawan perusahaan, berkedudukan independen dan tidak memihak baik terhadap auditannya maupun terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dengan auditannya. Auditor eksternal dapat melakukan setiap jenis audit.
b. Auditor internal
merupakan pegawai dari perusahaan yang diaudit. Auditor ini melibatkan diri dalam suatu kegiatan penilaian independen dalam lingkungan perusahaan sebagai suatu bentuk jasa bagi perusahaan.
b.      Pesan
Setelah komunikator, aspek selanjutnya adalah pesan. Jalaluddin Rakhmat (1993: 268) menyatakan bahwa keberhasilan komunikasi sebagian ditentukan oleh kekuatan pesan. Agar setidaknya, pesan yang disampaikan diperhatikan, maka kita harus membuat pesan itu sedemikian rupa sehingga pesan tersebut sesuai dengan kebutuhan komunikan. Unsur pesan meliputi semua materi atau isi yang dikomunikasikan antara pihak-pihak yang terlibat dalam proses komunikasi, baik yang disampaikan secara verbal maupun non verbal., baik secara langsung maupun tidak langsung (melalui media massa misalnya)
Pesan dapat berupa:
·  pesan verbal, misalnya: bahasa/kata-kata lisan atau tertulis
·  pesan non verbal, misalnya: isyarat, gambar, warna
·  pesan paralinguistik, misalnya: kualitas suara, tekanan suara(tinggi rendah nada bicara), kecepatan suara,vokalisasi.
Selain itu kita harus juga memerhatikan ciri lain pesan yang memiliki kecenderungan untuk mendapatkan perhatian seperti; unik, aneh, tampil beda, baru, dinamis, dan kontinyu yang bila diformulasikan dalam suatu bentuk pesan akan menarik perhatian komunikan.
Kemudian, setelah mendapatkan Attention, langkah selanjutnya adalah menimbulkan interest terhadap pesan yang akan dikemukakan. Seperti yang telah dibahas tadi, untuk menimbulkan interest kita harus mengkonsep pesan sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan komunikan (need oriented). Setelah itu, kita juga harus mempertimbangkan faktor desire. Desire di sini berarti keinginan untuk memiliki. Dan juga berarti kita harus memberikan solving problem bagi komunikan untuk dapat menjangkau pesan yang disampaikan. Hal ini juga berarti dalam pemilihan penggunaan media. Setelah ada desire to have, tahapan selanjutnya adalah decision dan action dari komunikan.
Dalam konteks audit komunikasi, pesan itu dibuat seefektif dan sepersuasif mungkin agar pesan itu sampai dan dapat dipahami oleh komunikan serta tentunya dapat membujuk pihak komunikan (auditan) agar membantu kelancaran audit hingga mendorong auditan untuk melaksanakan rekomendasi audit.
c.       Media
Unsur saluran merupakan sarana tempat pesan yang disampaikan sehingga bisa diterima dan dimaknai oleh komunikan. Penyaluran pesan secara umum dapat dibagi menjadi saluran tatap muka dan melalui media. Saluran tatap muka terjadi saat komunikator dengan komunikan dapat bertemu langsung dan bertatap muka tanpa media perantara. Sedangkan contoh komunikasi melalui media adalah surat, dokumen, telepon, dan email. Pertemuan jarak jauh menggunakan real-time video atau dikenal dengan teleconference, dapat digolongkan sebagai saluran melalui media.
d.      Komunikan
Komunikan atau to whom adalah sasaran dari pesan yang kita sampaikan. Meskipun dalam komunikasi sehari-hari terjadi ketidakjelasan peran antara komunikan dan komunikator, konsep komunikan dan komunikator tetap digunakan untuk mempermudah penjelasan. Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita harus mengenal komunikan. Know your audience!! Mengenal di sini berarti juga memahami audience emotionally dan intelegentally.
            Dengan mempelajari target komunikasi, kita akan mengetahui apa-apa yang akan disampaikan. Meski begitu, penting juga untuk mengetahui apa-apa yang tidak boleh dikomunikasikan. Sebab bila kita secara sengaja atau tidak, menyampaikan sesuatu yang tabu bagi khalayak tertentu maka proses kita akan stuck atau mengalami kemacetan. Lebih jauh tentang pemahaman terhadap komunikan, kita juga harus menyelami <[[iframe]] of reference dan field of experience dari komunikan. Sebisa mungkin kita harus memperlebar open area kita terhadap audience, atau dengan kata lain semakin luas irisan reference dan experience komunikator terhadap komunikan, maka komunikasi yang ada akan semakin efektif dan efisien.
            Dalam berhubungan dengan audiens, harus juga diperhatikan tentang etika. Seperti yang dibahas pada emphatetic communication (komunikasi empatik). Respek, empati dan humble juga harus benar-benar diperhatikan untuk dapat membangun relationship dengan komunikan. Yang paling penting di sini adalah, empati. Empati adalah kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi atau kondisi yang dihadapi oleh orang lain. Salah satu prasyarat utama dalam memiliki sikap empati adalah kemampuan kita untuk mendengarkan atau mengerti terlebih dulu sebelum didengarkan atau dimengerti oleh orang lain.
            Dalam konteks proses audit komunikasi, yang menjadi komunikan dari tim auditor adalah auditan serta pihak lain yang terkait, yaitu instansi teknis, pihak ketiga yang ada hubungan kerja dengan auditan, narasumber/pakar, dan instansi penyidik (kejaksaan/kepolisian).

DAFTAR PUSTAKA
http://komunikasi-indonesia.org/2010/12/audit-komunikasi/
http://www.csj.org/infoserv_help_docs/whysymbolsinlists.htm

http://itjen.kemenag.go.id/web/berita/255-komunikasi-audit.html

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar